การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

                 ด้วยประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความ และรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544 หมวด 4 ข้อ 8 ได้กำหนดประเภทของเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ 3 ประเภท คือ

             (1) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

             (2) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

             (3) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

             ซึ่งโดยทั่วไปเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งสามประเภทดังกล่าว สอดคล้องกับเอกสารที่ต้องจัดทำตามประมวลรัษฎากร ที่กิจการสามารถนำไปใช้ประกอบเป็นหลักฐานการบันทึกรายการบัญชีเป็นรายจ่ายในทางภาษีอากรได้อยู่แล้ว อันได้แก่ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปตามมาตรา 86/4 กรณีผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือใบเสร็จรับเงินที่มีรายการครบถ้วนสมบูรณ์ ตามมาตรา 105 และมาตรา 105 ทวิ ซึ่งผู้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการมีหน้าที่ต้องออกหลักฐานการรับเงินให้แก่ผู้จ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการในแต่ละคราว และผู้จ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการสามารถร้องขอให้ผู้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการออกหลักฐานการรับเงินได้ด้วยเช่นกัน แต่ในทางปฏิบัติ กรมสรรพากรมักพบปัญหาว่า เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีในบางกรณีไม่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ทั้งที่กิจการได้มีรายจ่ายจริง เนื่องจาก

             ประการที่หนึ่ง ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน

             ประการที่สอง ผู้รับเงินให้หลักฐานการรับเงินที่ไม่สมบูรณ์

             ประการที่สาม ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน และไม่ยอมให้หักภาษี ณ ที่จ่าย

             กรมสรรพากร โดยสำนักมาตรฐานการสอบบัญชีภาษีอากร จึงได้จัดทำ “คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” จึงขอนำมาเป็นแนวทางในการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลดังนี้ 

             เอกสารหลักฐานที่ควรมี (ทุกกรณี)

                 กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

             (1) เอกสารแสดงการรับเงินของผู้รับเงิน อาทิ

                    ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ หรือ

                    ใบสำคัญรับเงิน หรือ

                    ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน

             (2) ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่นเช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินตาม (1) และหลักฐานอื่นๆ ประกอบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น

             (3) จัดทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้สำหรับกรณีไม่มีหลักฐานตาม (1)

                   (ก) ใบสำคัญจ่าย ต้องระบุ

                          ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจ าตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน

                          วันที่จ่ายเงิน

                          ระบุประเภทรายการที่จ่ายและจ านวนเงินที่จ่าย

                          ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน

                          มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอ านาจเท่านั้น

                   (ข) พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน อาทิ

                          สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่าได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ

                          สำเนาใบโอนเงินผ่านธนาคารหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น

                        (ค) แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะกรณีชำระเป็นเงินสด)

             (4) เอกสารการพิจารณาอื่นที่เกี่ยวข้อง (แล้วแต่กรณี)

                   (ก) รายงานการประชุมที่มีมติอนุมัติให้ถือเป็นรายจ่ายได้

                   (ข) จดหมายผู้บริหาร

                   (ค) คำรับรองอนุมัติรายจ่าย

                   (ง) รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย

                   (จ) สัญญาที่เกี่ยวข้อง

             (5) หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

                   ทั้งนี้ ผู้รับเงินจากกิจการตามเอกสารหลักฐานที่ปรากฏต้องมีพฤติกรรมประกอบอาชีพนั้นอย่างแท้จริง

             กรณีผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน อาทิ

              กิจการภัตตาคารร้านอาหาร เช่น การซื้อวัตถุดิบปรุงอาหารเอกสาร

              กิจการผู้ค้าสินค้าเกษตร เช่น การซื้อสินค้าจากเกษตรกร

             หลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                 (1)  จัดทำรายการซื้อในแต่ละคราว โดยมีข้อความระบุดังนี้

                   (ก) รายละเอียดชื่อสินค้าแต่ละรายการ

                   (ข) มูลค่าและปริมาณสินค้าแต่ละรายการ

                   (ค) ราคารวมสุทธิ

             (2) สัญญาซื้อขาย (ถ้ามี)

                  การกู้เงินจากธนาคารในนามกรรมการ เนื่องจากติดเงื่อนไขที่ธนาคารไม่สามารถให้สินเชื่อต่อกิจการได้โดยตรง และกรรมการมีภาระดอกเบี้ยจ่าย เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

             (1) มติที่ประชุมแจ้งความจำเป็นให้กรรมการไปกู้ธนาคารแทนกิจการ

             (2) สัญญากู้เงิน

                   (ก) คู่สัญญาระหว่างธนาคารกับกรรมการ

                   (ข) คู่สัญญาระหว่างกรรมการกับกิจการ

             (3) หลักฐานการรับเงินกู้ยืมและการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้

             (4) หลักฐานที่กิจการจ่ายดอกเบี้ยให้แก่ธนาคาร

                 ค่าใช้จ่ายที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกหลักฐานการรับเงินได้ เช่น ค่าใช้จ่ายเดินทาง ค่า Taxi ค่าจ้างคนส่งเอกสาร เป็นต้น เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

             (1) มติที่ประชุม หรือเอกสารหลักฐานการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ ให้ถือเป็นรายจ่าย

             (2) จัดทำใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน

                 กรณีผู้รับเงินให้หลักฐานการรับเงินที่ไม่สมบูรณ์

              การจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดที่ผู้รับเงินให้หลักฐานเพียงใบส่งของหรือใบเสร็จรับเงินที่มีรายการไม่สมบูรณ์ (อาทิ ไม่ระบุชื่อกิจการที่รับเงิน) เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                        - จัดทำใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน

                 กรณีผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงิน และไม่ยอมให้หักภาษี ณ ที่จ่าย

              ค่าเช่าอาคาร/เงินกินเปล่า เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                   - จัดทำใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน

    ค่าไฟฟ้า/ค่าน้ำประปาที่ไม่ใช่ชื่อกิจการ เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                   (ก) สัญญาเช่าอาคาร ซึ่งระบุให้ผู้เช่าเป็นผู้ชำระค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา

                   (ข) ควรติดต่อกับการไฟฟ้าฯ หรือการประปาฯ เพื่อขอเพิ่มชื่อของบริษัทฯ ลงในใบกำกับภาษี โดยเพิ่มเติมข้อความว่า "จ่ายชำระค่าบริการโดย บริษัท...“ ลงไปด้วย บริษัทฯ มีสิทธินำภาษีซื้อตามใบกำกับภาษี ดังกล่าว ไปถือเป็นภาษีซื้อในการคำนวณภาษีมูลค่า เพิ่มตามมาตรา 82/3 ได้ (หนังสือที่ กค 0702/พ./1319 ลงวันที่ 19 กุมภาพันธ์ 2552)

              ดอกเบี้ยเงินกู้ยืมที่มิได้กู้จากสถาบันการเงิน เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                   (ก) สัญญากู้ยืมเงิน

                   (ข) หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

              เงินเดือนของเจ้าของกิจการ (รวมถึง ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการที่เบิกจ่ายจากกิจการ เช่น ค่าการศึกษาบุตร เป็นต้น ซึ่งกำหนดรวมอยู่ในเงินเดือนของเจ้าของกิจการ) เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่                                                           (ก) สัญญาจ้างแรงงาน

                   (ข) หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

              เจ้าของกิจการให้ใช้สถานที่ที่อยู่อาศัยเป็นสถานประกอบการของกิจการหรือให้ใช้ทรัพย์สินโดยไม่คิดค่าตอบแทน เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                   - หนังสือยินยอมให้ใช้สถานประกอบการ/ทรัพย์สิน (ทั้งนี้ ผู้ยินยอมให้ใช้สถานที่/ทรัพย์สิน มีภาระภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจากการให้ใช้สถานที่/ทรัพย์สินโดยไม่คิดค่าตอบแทน)

              กรณีเช่าสถานประกอบการโดยผู้รับเงินไม่ยอมให้หักภาษี ณ ที่จ่าย เอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                   - สัญญาเช่าอาคาร (หากสัญญาเกิน 3 ปี ต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ของกรมที่ดิน)

              รายจ่ายที่เกี่ยวข้องกรณีเช่าสถานประกอบการซึ่งเป็นที่อยู่อาศัยของกรรมการด้วย หรือกรณีใช้ทรัพย์สินร่วมกันกับกิจการหรือบุคคลอื่นเอกสารหลักฐานที่ควรมี ได้แก่

                   - สัญญาเช่า

                   หมายเหตุ

                   - ให้เฉลี่ยเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ตามเกณฑ์ที่เหมาะสม

                   - ถ้าใบกำกับภาษีซื้อไม่ได้เป็นชื่อของผู้เช่า ภาษีซื้อขอคืนไม่ได้

ที่มา: http://www.rd.go.th/publish/seminar/SMEManualDoc_20062559.pdf